文章來自： http://ihower.idv.tw/blog/

Getting Things Done (GTD) 是一套由 David Allen 所提出來的個人行動管理流程，他分成五個部份來討論 1.蒐集 2.處理 3.組織 4.檢討 5.行動 ，核心觀念是將所有雜事組織在手邊，而不是腦海裏。別浪費時間重複思考同樣的事。因為心思會持續擔心掛念懸而未決的事情，造成擾亂跟心理壓力，而無法專心。

最高境界”心如止水”，心靈澄淨做事自然有建設性。

專案企劃

  • 非正式構思更具生產力，最少的時間跟精力，創造最大績效。
  • 使用自然計畫模式:界定目標和原則,想像期望成果,腦力激盪,組織,找出下一步行動

1.蒐集(Collecting)

  • 不再事事記掛於心，所有資訊集中等待處理。扔到收件夾，將事情趕出腦海。
  • 絕妙的好點子很少在上班時間來訪，手邊的搜集工具是否留的住創意，才是提高生產力的關鍵。
  • 如果真的決意甩開壓力，每一處都得完成蒐集的過程。以量取勝。

2.處理(Processing)

  • 把事情想清楚，決定後續行動，清空收件夾。
  • 如果行動不超過兩分鐘，立即執行。兩分鐘是效率切割點，即使不是高優先也要現在就做。
  • 一次只能處理收件夾的一件事，而且每件事都要做出決定。
  • 不可行無須行動的事情有三種 :
    1.丟垃圾桶
    2.孵化，現在不需要做，以後也許有需要，放”也許/某一天清單”或寫入行事曆提醒 (如寫某天要把這件事重新放入行動項目)
    3.參考資料，儲存歸檔

3.組織(Organizing)

  • 交付委派的事情，進”等候回音清單”
  • 行事曆用來特定日期跟時間的行動跟資訊，不要放每日應完成事項，沒用。
  • 沒有要立即執行的事情，製作 “行動項目” 組織分類放入”任務清單”中。
  • 任務是指多於一個行動步驟才能達成期望結局的事。
  • 其中行動項目再依照情境分類，如書房、辦公室、家裡….etc
  • “也許/將來某一天清單” 也要分類，如想買的東西、想看的電影、想吃的餐廳….etc

4.週期檢討(Reviewing)

  • 每週檢查還有多少未完成事項，保持工作系統的即時性和功能性。
  • 大部分人招攬責任的速度，永遠比行事的腳步快。
  • 每件任務都應該至少有一項可以立即展開行動。

5.行動(Doing)

  • 信任直覺，從行動清單中挑選執行。依據場地,時間,精力,輕重緩急。
  • 事情的輕重緩急決定於從上往下的六個層次高度，但是實務上應該先由下而上逐漸提升焦點。

其他

  • 身邊永遠要有預備書寫工具，淺意識可能會因為沒有東西紀錄成果，而抗拒動腦。
  • 焦慮和罪惡感並非來自做不完的事，而是對自己爽約的自然結果。解決方法有
    1.不輕易承諾，凡事不要看太重，事情就會少很多。
    2.完成承諾。 在不可能降低標準又不能停止接受更多任務的情況下，請考慮3
    3.重新議定承諾，重新議約不算是爽約。把事情放入系統中。
  • 如果事情只記在腦袋裡，沒有立即執行就是爽自己約。
  • 用心想事情，而非記事情。養成即使是小小承諾，也要下載到收件夾的習慣。
  • 只要把”下一步是什麼”作為最基本的堅持，工作能量及生產力都會有顯著提升。
  • 不能決定下一步，即使間單的事也會陷入膠著。
  • 聰明人愛拖延，被想像的悲劇嚇壞而不想碰。要找出下一步行動，麻痺頭腦。
  • 開會結束時，可以以 “那麼下一步該怎麼做呢? “作為結束問題，一個團體要同甘共苦，應該反應在責任上，大家都努力界定目標，分派特定的人執行，讓每個人都可以從未定事項的疑慮中獲得解放。
  • 某些組織生產力不振的癥結在於:長程專案缺乏具體的下一步行動。
  • 人們在意的事，都應註明期望的結局。這對我有什麼意義(why)?我真正要的是什麼(成功結局)?下一步該如何?

幾個參考網站：

http://gtder.org/

http://www.gtder.org

星空佈局之處 - WorkFlow Diagram From "Getting Things Done"

gtd圖

使用工具：

  • Gmail+FireFox -> GTDGmail
源自：終極邊疆BLOG " 用 Gmail 作 GTD:GTDGmail

GTDGmail 是一個 Firefox的extension，主要是用Gmail這個服務的一些特色，來作為GTD的一個實踐輔助軟體。

這個 extension 利用了 GMail 的一些特色，包括 label(標籤)，coversation(會話群組)等來快速把GTD需要的功能給實作出來。當然， GMail本身就可以作為一個很好的Inbox collector，尤其是當你很倚賴Email時。再說，Gmail的大容量和內建的搜尋功能也都很適合GTD，信件夾檔則可以用來存放其他類型的資料 和文件。這樣子想一想，似乎還比我現有的solution來的方便和簡單。

以下呢，是我試用 1.11版的小教學，有興趣的人可以一起玩玩看。

先下載 GTDGmail 這個 extension，安裝完後重新啟動 firefox，會跳出一個歡迎畫面：

GTDGmail evaluation

然後登入你想用來作GTD的Gmail，會發現左邊出現一個第一次安裝的提示區塊：

GTDGmail evaluation

而且主畫面區在每個會話群組後也多了一個小小的「GTD」符號，最下面也多了一個「 Print Hipster PDA Cards [GTD]」的按鈕。

GTDGmail evaluation

點一下前面提到的那個安裝提示區塊，會跳到 label(標籤) 的設定區，為了省事，可以直接點那些連結自動產生對應的Label。

GTDGmail evaluation

再來，是設定 Filter(篩選器)。

建立兩個主要的 filter，如下所示：

GTDGmail evaluation

完整的安裝方式也可以參考Installation Guide

接下來，來試試看實際使用的流程吧：

新增 task：
到撰寫郵件，會發現多出三個連結： Send Email，Send Myself a Task，跟 Send Myself a Reference，幹嘛的應該很清楚了。

GTDGmail evaluation

點一下 Send Myself a Task 吧。
然後輸入一下要做的事

GTDGmail evaluation

寄出後應該就在收件匣裡看到剛才產生的task，而且套上了 S:Action的標籤。

點進去後，就可以輕易地依據工作的完成狀態//進度來新增/刪除不同的 tag，然後下一步行動(Next Action, NA)則可以用回覆該封mail的方式來進行。

GTDGmail evaluation

再回到收件匣，右上那一排 GTD Review 可以快速地列出符合tag 的mail(task)，非常適合作為 review。

GTDGmail evaluation